Registro de jornada. ¿Qué es? ¿Cómo me afecta?

USO responde a las dudas más frecuentes sobre el registro de jornada. Todas las empresas están obligadas a llevar un control efectivo y real del número de horas que trabajan sus empleados

El Estatuto de los Trabajadores indica que el registro diario de jornada debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador y debe ser garantizado por la empresa.

Mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con los RLT, se organizará y documentará este registro de jornada.

La empresa conservará los registros durante 4 años. Estarán a disposición de la plantilla, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Cuál es la finalidad de registro de jornada?

La finalidad del registro de jornada es garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada y descansos. Crear un marco de seguridad jurídica tanto para los trabajadores como para las empresas y posibilita el control por parte de Inspección.

A través de él se facilita la resolución de discrepancias en cuanto a la jornada y sobre el salario, y se sientan las bases para acabar con un elemento de precariedad de las relaciones laborales. Se pretende corregir la situación de explotación empresarial y bajos salarios que afectan a muchos trabajadores que sufren abusos en su jornada laboral.

Contribuye también a descubrir irregularidades como no remunerar las horas extra trabajadas por los empleados o el uso de contrataciones a tiempo parcial que en la práctica esconden contratos a jornada completa.

¿A quién se aplica?

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas. Las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

¿Cómo me afecta como trabajador?

El sistema de fichaje no puede suponer ningún coste al trabajador. Pero además, a los trabajadores les garantiza que se computen todas las horas extraordinarias, se respeten los descansos y que, en caso de su incumplimiento, se pueda acudir a Inspección disponiendo de una prueba válida.

El registro de horas extraordinarias, ¿es lo mismo que el registro de jornada?

El registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles, aunque pueden utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación del cómputo de horas extraordinarias.

A efectos de la horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

¿Se aplica el registro a las horas extraordinarias por fuerza mayor?

Las horas extraordinarias derivadas de situaciones de fuerza mayor no se ven afectadas por la obligación de registro diario de la jornada. Su obligatoriedad y exigencia empresarial al trabajador permite exceder el número de horas que constituye la jornada ordinaria. Por lo tanto, prevalece la necesidad empresarial frente a la voluntariedad del trabajador de su realización, sin perjuicio de su registro.

¿Cómo se compensan las horas extras?

Lo primero que habría que tener en cuenta es el Convenio que se aplica a cada caso concreto. En segundo lugar, en el contrato individual se optará entre abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido.

En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los 4 meses siguientes a su realización.

Sistema de fichaje: ¿qué medios pueden ser utilizados para cumplir con la obligación de registro de la jornada?

La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada, por lo que puede ser regulado mediante la negociación colectiva o acuerdo de empresa.

Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal de proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada.

El registro debe respetar la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, especialmente cuando requiera de acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización.

¿Qué medios de sistemas de fichaje existen?

El empresario podría aplicar los siguientes sistemas de fichaje:

• Introducción de los datos de forma manual a través de una hoja de cálculo Excel.
• Satélite de posicionamiento global (GPS) instalados en los teléfonos móviles de la empresa, aunque deben respetar, de forma rigurosa, la normativa de la Protección de Datos; tacógrafos o sistemas de identificación por radiofrecuencia.
• Fichar online en una página web, en una aplicación de escritorio o en una aplicación móvil.
• Hardware digital, las maquinas de fichaje: la tarjeta con un chip, un PIN o un código QR, deben ser introducido (deslizados o escaneados) en un terminal fijo instalado en la pared. Los datos sobre la entrada o salida se transfieren automáticamente a un ordenador donde se calculan las horas trabajadas.
• Software de control horario instalado en PC en la oficina o en la nube.
• Sistemas biométricos: equipos digitales de reconocimiento de huellas dactilares, escaneo de retina, o reconocimiento de voz.

¿Quién puede establecer los sistemas de registro aplicables en la empresa?

Los sistemas de registro se establecen a través de la negociación colectiva o acuerdos de empresa. El empresario puede establecer un sistema propio (registros manuales, plataformas digitales, etc.) que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes sindicales.

De no existir representación sindical ni previsión en convenio o acuerdo colectivo, corresponderá al empresario, que deberá cumplir necesariamente con los requisitos y objetivos previstos en la norma. Esta medida facilita a las empresas de diferentes sectores adaptar el registro a las necesidades de interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares.

¿Debe aplicarse un medio concreto de conservación de registro?

No, ya que es válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido, ya se trate de soporte físico o cualquier otro que asegure idénticas garantías.

A diferencia del registro de los contratos a tiempo parcial, el deber de conservación se extiende a los registros diarios y no se prevé la totalización de los mismos en periodos más extensos, sin perjuicio de las obligaciones previstas en el caso de horas extraordinarias.

Si incumplo la jornada laboral, ¿qué medidas puede adoptar la empresa?

No solamente el empresario está obligado a cumplir con la jornada laboral establecida en el contrato de trabajo. El trabajador también debe respetar su horario de trabajo y gracias a los sistemas de control que hemos comentado, el empresario puede saber cuándo alguno de tus empleados lo incumple.

Los trabajadores podrán ser sancionados por la empresa en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable.

La valoración de las faltas y las correspondientes sanciones impuestas por la dirección de la empresa serán siempre revisables ante la jurisdicción social. La sanción de las faltas graves y muy graves requerirá comunicación escrita al trabajador, haciendo constar la fecha y los hechos que la motivan. No se podrán imponer sanciones que consistan en la reducción de vacaciones u otra minoración de los derechos al descanso del trabajador o multa de haber.

Las medidas que se pueden llevar a cabo son:

• Amonestación verbal o escrita.
• Suspensión de empleo y sueldo, por razones disciplinarias (detallando las horas y los días en los que el trabajador ha incumplido la jornada).
• Imponer falta laboral leve, grave o muy grave, por escrito, constando fecha y descripción de los hechos.
• Proceder al despido disciplinario por faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad al trabajo, la indisciplina o desobediencia en el trabajo, o la transgresión de la buena fe contractual, así como el abuso de confianza en el desempeño del trabajo. El perjuicio a la empresa tiene que ser importante.

El Estatuto de los Trabajadores no aclara cuántos días de ausencia o de retrasos son necesarios para imponer una sanción, amonestación o un despido. Por lo tanto para conocer la graduación de las penas, hay que que acudir al convenio colectivo. En el caso de que el convenio tampoco lo especifique, la gravedad del comportamiento será ponderada por el empresario, con la posibilidad de su posterior control por un juez, cuando el trabajador impugne la sanción.

¿Qué consecuencias asume el empresario por falta del registro de jornada?

Realizar un registro de jornada laboral es obligación de todas las empresas, sin excepción, y el hecho de no disponer de un dispositivo de control es sancionable por la ITSS.

La infracción grave por no disponer de un registro de la jornada es sancionable con multas entre 626 y 6.250 euros por empresa, no por trabajador que incumpla la norma. En caso de reincidencia acreditada, dicha cuantía aumenta.